Ein stringenter, schlüssiger Kosten- und Finanzierungsplan ist ein wichtiges Kriterium bei der Vergabe der Fördermittel, denn hier werden die Gesamtkosten sowie die Finanzierung des Projektes dargestellt. Der Kosten- und Finanzierungsplan zeigt den Fördermittelgeber*innen, was das Projekt kostet, wie es finanziert wird und wie viel Förderung bei dem*der Fördermittelgeber*in beantragt werden muss.

Allerdings ist der Kosten- und Finanzierungsplan nicht nur für die Fördermittelgeber*innen wichtig, sondern auch für dich, um einen Überblick über den Umfang deines Projektes zu bekommen. Darum sollte der Kosten- und Finanzierungsplan klar und gut verständlich sein. Er darf nicht zu kleinteilig sein (liste nicht jeden Bleistift auf). Es empfiehlt sich, vorher eine genaue Kalkulation zu machen und im Anschluss die einzelnen Kostenpunkte unter Posten zusammenzufassen. Welche Posten üblicherweise in den Kosten- und Finanzierungsplan gehören, siehst du unten in der kommentierten Vorlage.
Ist deine Förderung bewilligt, gilt der Kosten- und Finanzierungsplan als wichtige Grundlage für die Endabrechnung/ den Verwendungsnachweis, doch dazu später mehr.

• Barrierefreiheit: In den Kosten- und Finanzierungsplänen der Anträge sind Konzepte und entsprechende Mittel für Barrierefreiheit darzustellen. Dabei geht es nicht nur um die barrierefreie Zugänglichkeit von Gebäuden, sondern auch um das barrierefreie Erleben von Kultur und Kunst. Häufig ist dies mit der Sorge um „zusätzliche“ Kostenpunkte verbunden. Dazu eine Empfehlung: Wenn Barrierefreiheit von Anfang an in die Vorbereitung und Konzeption eines Projektes einbezogen wird, erleichtert dies die Umsetzung und die finanzielle Konzeption.
• Ausgaben = Einnahmen: Die Kosten des Projektes müssen sich durch die Finanzierung (z.B. Ticketeinnahmen und Förderung) vollständig ausgleichen. Das bedeutet, die Einnahmen müssen genauso hoch sein wie die Ausgaben. Nur wenn Projekte komplett durchfinanziert sind, werden sie gefördert.
• Transparenz: Grundsätzlich sollte der Kosten- und Finanzierungsplan klar verständlich sein. Falls ein Posten nicht im Plan geltend gemacht werden kann, sollte dennoch eine detaillierte Erklärung angefügt werden. Denn für die*den Fördergeber*in ist es wichtig zu wissen, wofür ihr*sein Geld verwendet werden soll. Alle Kosten, die aufgeschlüsselt werden, müssen nachvollziehbar sein, daher ist es nicht möglich, Posten wie „Unvorhergesehenes“ oder „Sonstiges“ mitanzugeben.
• Zuerst lesen: Bevor ein Kosten- und Finanzierungsplan erstellt wird, solltest du die Förderrichtlinien genau lesen. Hier finden sich oft wichtige Hinweise zu den förderfähigen Kosten sowie den Honorarsätzen. Fördergeber*innen fördern in der Regel nur projektspezifische Kosten und häufig werden auch gewisse Posten nicht gefördert. Investitions- oder Baumaßnahmen sind beispielsweise oft nicht förderfähig. Zudem darf manchmal für spezifische Ausgaben ein bestimmter Prozentsatz von der gesamten Fördersumme nicht überschritten werden (beispielsweise 15% für technische Ausgaben von der Gesamtfördersumme). Es lohnt sich demnach, diese Kriterien vorab zu prüfen. 
• Kostenvoranschläge: Kosten- und Finanzierungspläne werden von den Fördergeber*innen auch in Hinblick auf Verhältnismäßigkeit geprüft. Ist ein Einzelposten besonders hoch, sollte es dafür eine Begründung geben. Bei höheren Einzelposten empfiehlt es sich, Kostenvoranschläge einzuholen. Manche Fördermittelgeber*innen setzen dies voraus. Im Zweifelsfall lohnt sich die Nachfrage. Bitte beachte, dass nur Kosten, die im Rahmen des Projektes, für welches die Förderung beantragt werden kann, geltend gemacht werden können.
• Ist die antragstellende Person vorsteuerabzugsberechtigt, muss dies im Kosten- und Finanzierungsplan beachtet und mit angegeben werden.

Kosten im Voraus genau zu kalkulieren ist schwierig, da sich Kosten in der Folge verändern können. Wenn jedoch zu großzügig kalkuliert wird, um zukünftige Schwankungen abzufangen, wird das Projekt eventuell nicht bewilligt. Wird wiederum zu eng kalkuliert, bleiben Kosten bei den Antragstellenden hängen. Die Kunst liegt also darin, den Kosten- und Finanzierungsplan detailliert genug zu erstellen, so dass die Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Auf der anderen Seite muss noch genug Spielraum für die Durchführung und Abrechnung vorhanden sein. Wenn Kosten vorher schlecht eingeschätzt werden können, kann sich an dem Markt orientiert werden: Was sind branchenübliche Gehälter für Techniker*innen? Welche Honoraruntergrenzen gelten? Ebenfalls hilfreich kann ein Blick auf Anträge sein, die in der vorherigen Förderrunde gefördert wurden.

Doch was passiert, wenn sich trotz gründlicher Kalkulation Kosten zwischendurch ändern? In diesem Fall sollte die*der Fördermittelgeber*in rechtzeitig informiert werden, die Änderungen angezeigt und begründet werden. Je nach Fördermittelgeber*in ist es möglich einen Änderungsantrag zu stellen, wodurch ein Änderungsbescheid erwirkt wird.

Da der Kosten- und Finanzierungsplan die Grundlage für den Verwendungsnachweis bildet, sollten die Haushaltsgrundsätze eingehalten werden, nämlich Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Subsidiarität, Jährlichkeit, Bruttoprinzip, sachliche Bindung und Buchführungs- und Belegpflicht.
Ist die Förderung bewilligt, erhält die*der Antragsteller*in einen Zuwendungsbescheid. Dort ist ein Bewilligungszeitraum angegeben. Nur innerhalb dieses Zeitraums können Kosten geltend gemacht werden. Die meisten Fördermittel sind zweckgebunden und lassen sich nur für diesen Zweck verwenden. Dies muss aus der Abrechnung deutlich hervorgehen.
Analog zum Kosten- und Finanzierungsplan sollte eine Belegliste für den Verwendungsnachweis erstellt werden. Zudem solltest du Originalbelege sowie Vergleichsangebote für Ausgaben aufheben.