In Vorbereitung auf entsprechende Anträge ist es sinnvoll, das eigene Projekte bzw. die Projektidee zu spezifizieren und sich selbst bestimmte Fragen zu beantworten, um dem Projekt eine Kontur zu geben, die einem bei der Umsetzung helfen wird. Je klarer das Projekt definiert und strukturiert ist, desto einfacher ist die Umsetzung.

Wichtige Fragen, die du dir stellen solltest: 

• Was genau ist der Inhalt des Projekts, was ist das Alleinstellungsmerkmal? Dieser Punkt macht später den Kern der Projektbeschreibung aus. 
• Wann soll das Projekt stattfinden? Ab wann soll mit der Umsetzung begonnen werden? Besonders die zweite Frage ist relevant für die Antragsstellung: Bei einer Förderung können nur Gelder abgerechnet werden, die innerhalb des festgesetzten Bewilligungszeitraums ausgegeben werden. 
• Warum ist das Projekt relevant? Oder anders gefragt: Warum ist mein Projekt förderungswürdig? Die Relevanz für den Fördergeber*in muss hier klar ersichtlich werden. 
• Wer ist die Zielgruppe? Eine genaue Beschreibung der direkten und indirekten Zielgruppen ist für einen erfolgreichen Antrag wichtig. 
• Wer ist an dem Projekt beteiligt? Dazu gehören direkt Beteiligte (Künstler*innen, Projektleiter*innen, Techniker*innen, Ausstatter*innen etc. ebenso wie ggf. Vereine, Initiativen) und weitere Partner*innen, die das Projekt in irgendeiner Weise unterstützen. 
• Wer ist Antragsteller*in? Bei vielen Fördergeber*innen können keine natürlichen Personen Anträge stellen, sondern nur Vereine oder Institutionen, oftmals ist Gemeinnützigkeit eine Voraussetzung. 
• In welcher Form soll das Projekt stattfinden? Was sind die konkreten Formate, Methoden und Vorgehensweisen, wie wird ggf. der Erfolg gemessen? 
• Wo soll das Projekt stattfinden? Gibt es bereits einen Ort, der sicher zugesagt ist? Was sind die voraussichtlichen Kosten? 

Und natürlich die entscheidende Frage: 

• Wieviel kostet das Projekt und wie soll es finanziert werden?
• Gibt es Eigenmittel, gibt es Ressourcen, die zur Verfügung stehen (Personal, Arbeitsräume, Fahrzeuge, Material)?
• Ist mit Einnahmen zu rechnen, wenn ja, in welcher Höhe? Daraus ergibt sich die benötigte Fördersumme. 

Sind diese Fragen geklärt, folgt die Auswahl möglicher Fördergeber*innen.

Es gibt grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung kultureller Projekte. Oft werden auch unterschiedliche Fördertöpfe miteinander kombiniert. Dazu gehören mögliche Einnahmen (etwa aus Ticket- oder Katalogverkäufen oder aus dem Verkauf von Merchandisingprodukten), Sponsoring durch Unternehmen oder Crowdfunding. Da diese Quellen oftmals nicht ausreichen oder für ein bestimmtes Projekt nicht in Frage kommen, ist eine Kulturförderung von öffentlicher Stelle (EU, Bund, Land, Bezirk) oder aus privaten Stiftungen vonnöten. 

Wie wählt man aus, wo man einen Antrag einreicht? Hierzu ist erst mal eine genaue Recherche nötig, um Förderprogramme zu finden, die zur Projektidee passen. Es gibt zahlreiche Datenbanken, die bei der Recherche helfen können (s. die Übersicht bei touring artists hier). Aber auch Gespräche mit Kolleg*innen, Vereinen oder Beratungsstellen können weiterhelfen. Damit ein Antrag Aussicht auf Erfolg hat, ist die zielgenaue Auswahl besonders wichtig. Wenn ein Förderprogramm oder eine Stiftung dem Projekt entspricht (bezüglich der Art des Projekts, der Sparte, der Höhe der Fördersumme etc.), steht die genaue Lektüre der Förderrichtlinien und des Zwecks der Förderung an: Jeder Antrag wird auf die Relevanz des Projektvorschlags in Bezug auf den Förderschwerpunkt bzw. die Förderrichtlinien der jeweiligen Stiftung oder des Förderprogramms überprüft und bewertet. Deshalb ist es wichtig, vor der Antragstellung die relevanten Hintergrundpapiere und Förderrichtlinien zu recherchieren und zu lesen. Ganz wichtig: Unter Umständen müssen entsprechende Schwerpunkte in der Beschreibung des eigenen Projekts deutlich gemacht werden. Vor allem bei der Beantragung öffentlicher Fördermittel ist es wichtig, die kulturpolitischen Ziele zu kennen und mit dem geplanten Projekt einen Beitrag zu diesen Zielen zu leisten. 

Viele Fördergeber*innen bieten an, vor einem Antrag für Fragen zur Verfügung zu stehen. Hier ist es sinnvoll, zeitig den Kontakt zu der fördernden Institution aufzunehmen, um offene Fragen zu klären oder um „einfach nur“ Präsenz zu zeigen.

Ein wichtiger Punkt: Für die meisten Anträge gelten fixe Einreichfristen und daran gebundene Termine für den frühestmöglichen Projektstart: Es ist darauf zu achten, dass das eigene Projekt mit diesem Zeitrahmen kompatibel ist!

Grundsätzlich muss nicht das gesamte benötigte Geld bei einer Stelle beantragt werden. Der Betrag lässt sich auf mehrere Geldgeber*innen „verteilen“. Dies ist meist sogar eine Voraussetzung und sollte auf jeden Fall in jedem Antrag kommuniziert werden. Eine doppelte Beantragung derselben Mittel ist in den meisten Fällen nicht zulässig. Eine Doppelfinanzierung ist ausgeschlossen. 

Ist die Auswahl getroffen, folgt der aufwändige Teil der Antragstellung.

Das Stellen eines Förderantrags ist in allen Sparten und bei allen Fördergeber*innen ähnlich. Es gibt selbstverständlich jeweils spezielle Vorgaben und Antragsformulare, bestimmte Elemente sind aber fast immer einzureichen:

• Projektbeschreibung (in Kurzform sowie ausführlich)
• Kosten- und Finanzierungsplan
• Zeitplan
• Biografien der Beteiligten
• Dokumentation vorangegangener Projekte
• ggf. Bescheinigungen von Kooperationspartner*innen oder wichtigen Beteiligten über die Teilnahme am Projekt
• ggf. Bescheinigung über den Status des*r Projektträgers*in/Antragstellers*in (bei Vereinen z. B. die Satzung, ggf. der Freistellungsbescheid über die Gemeinnützigkeit)

Die Beschreibung des Projektes bildet den Kern jeden Antrags. In den meisten Fällen wird eine Kurzform (z. B. 2000 Zeichen) sowie eine längere Beschreibung verlangt. Bei letzterer gibt es oft die Möglichkeit, Skizzen, Fotos o. Ä. anzufügen, um das Projekt zu veranschaulichen. Dazu sollte der Text (auch in der Kurzfassung) präzise sein und folgende Fragen beantworten: Wer macht was, wie und mit wem, für wen und warum? Als Grundlage können die oben beschriebenen konkreten Fragen dienen. Die Entscheider*innen müssen in den meisten Fällen sehr viele Anträge lesen. Daher sollte eine gute Balance zwischen einer klaren deutlichen und einer emotionalen Sprache gefunden werden. Die künstlerischen Hintergründe gilt es dazu genauso zu beleuchten wie die gesellschaftliche Relevanz. 

Wichtiger Tipp: Den fertigen Text sollte man von einer externen Person auf Stringenz und Logik prüfen lassen. Wenn man wochen- oder monatelang an einer Projektskizze arbeitet, kann man schnell den Blick fürs Ganze verlieren. 

2. Der Kosten- und Finanzierungsplan
Im Kosten- und Finanzierungsplan müssen alle Kosten (nicht nur die beantragte Fördersumme) und alle Einnahmen, Eigenmittel, weitere Mittel sowie (in den meisten Fällen) geldwerte Eigenleistungen (Mieten, Personal, Equipment etc.) aufgeführt werden. Dabei muss deutlich werden, welche Kosten bei welcher Institution beantragt werden. Die einzelnen Kosten sollten aufgeteilt werden in Personalkosten (Lohnkosten, Honorarkosten etc.) und Sachkosten.

Mögliche Posten bei den Sachkosten können sein:

• Reisekosten (Flug/Bahn/Auto, Übernachtung, Verpflegung)
• Druckkosten (Flyer, Programm)
• Kommunikation (Porto, Telefon)
• Website (Design, Programmierung)
• Raummiete
• Transport (Miete, Benzin)
• Bürobedarf
• Materialkosten
• Anschaffungen/Investitionen (hier sind Abschreibungsregeln zu beachten)
• Sonstiges 

Bei den Einnahmen sind z. B. möglich:

• Eigenmittel
• Spenden
• Einnahmen aus Ticketverkauf
• Teilnahmegebühren (Seminare)
• Öffentliche Gelder (aus Antragstellung bei EU, Bund, Land, Kommune)
• Andere Mittel (Stiftungen)
• Sponsoring
• Sachmittel 

Wichtiger Hinweis: Die meisten Zuwendungen sind zweckgebunden und müssen dem Kostenplan entsprechend verwendet werden. Eine genaue Abrechnung mit der Aufstellung aller tatsächlich angefallenen Kosten wird erwartet und muss mit Quittungen belegbar sein (Verwendungsnachweis). Dies sollte bereits bei der Aufstellung des Kosten- und Finanzierungsplans bedacht werden.

Nimm an unserer regelmäßigen Veranstaltung Kosten- und Finanzierungsplan teil oder schau dir unseren Infothek Artikel an. 

Dein Zeitplan sollte realistisch sein. Wichtig zu wissen: Die Ausgaben dürfen je nach Fördergeber*in nur in bestimmten Zeiträumen getätigt werden. An diese Vorgaben muss man sich zunächst halten. Zu beachten ist: Der Projektbeginn darf meist nicht vor der Entscheidung des*r Fördergebers*in liegen. Manchmal sind Abweichungen nach Absprache möglich, sie sollten aber vermieden werden. Es ist gut, eine Gliederung der einzelnen Projektphasen in Vorbereitung, Durchführung und Evaluation vorzunehmen. 

Meist legt man einem Antrag Kurzbiografien der Projektteilnehmer*innen bei, die die berufliche Erfahrung bzw. den künstlerischen Werdegang und abgeschlossene Projekte widerspiegeln. Diese sollten informativ, aber nicht zu lang sein.

Die Dokumentation der bisherigen eigenen Arbeit dient auch als „Qualifizierungsnachweis" gegenüber dem*der Fördergeber*in. Hierfür können z. B. Zeitungsartikel, Programmhefte, Flyer o. Ä. verwendet werden.

Bestätigungen von wichtigen Partner*innen (etwa in Form eines kurzen Briefs) sollten Anträgen beigelegt werden, da man damit eine gewisse Professionalität vermittelt und deutlich macht, dass vorab geprüft wurde, ob Partner*innen mitwirken (wollen) und Zeit haben.

Bei der Antragstellung müssen formale Vorgaben unbedingt beachtet werden, die der*die potentielle Geldgeber*in vorgibt. Dazu gehören:

• Das richtige (aktuelle!) Antragsformular verwenden.
• Die Deadline zur Einreichung beachten.
• Die Unterlagen für den Antrag müssen vollständig eingereicht werden.
• Die richtige Person (die*der Antragsteller*in bzw. der*die rechtliche Vertreter*in des*r Antragsstellers*in) muss den Antrag unterschreiben.
• Die Art der Einreichung (per Post, per E-Mail oder beides) gilt es einzuhalten.

Immer wieder scheitern Anträge an formalen Fehlern, die sich vermeiden lassen. Jede*r Stifter*in oder Geldgeber*in veröffentlicht die Antragsbedingungen und beantwortet auch telefonische und schriftliche Fragen, wenn diese rechtzeitig gestellt werden. 

Ist der Förderantrag erfolgreich angenommen, stellt sich die Frage nach der Durchführung und Abrechnung.